Inkooporder (Bestelbon, Purchase Order)
De Directie Financiën van het Land Aruba verzoekt vriendelijk doch dringend aan alle leveranciers om rekening te houden met de procedures voor het leveren van goederen en diensten alsook voor het uitvoeren van een werk. Op grond van de wet mag een daartoe gemachtigde functionaris van een bureau van een minister, dienst of directie alleen met een inkooporder (bestelbon of “purchase order”) van de Directie Financiën van het Land Aruba een bestelling plaatsen of een opdracht gunnen. In voorkomende gevallen wordt de inkooporder door de Staten van Aruba, de Raad van Advies, de Algemene Rekenkamer van Aruba of de Dienst Openbare Werken (DOW) uitgegeven door de daartoe gemachtigde. De bestelling of opdracht wordt gedaan door middel van het afgeven aan de leverancier van een inkooporder. Dit nadat aan de leverancier een offerte is gevraagd met het tegelijkertijd overhandigen van de Algemene voorwaarden van het Land. Doordat inkooporders verbonden zijn aan een begrotingsjaar, komen alle nog openstaande inkooporders uit het dienstjaar 2023 waarvoor geen levering van goederen en of diensten zijn ontvangen na 31 december 2024 te vervallen (voor investeringen komen deze te vervallen na 31 december 2025). Dit tenzij er een schriftelijke reactie van de bestellende dienst is doorgegeven aan de Directie Financiën over de reden van het uitblijven van de levering door de leverancier.
Betaalbaarstelling facturen
Na de levering van een goed, dienst of werk, wordt er gefactureerd. Vanwege digitale verwerking, moet op een factuur minimaal vermeld worden: factuurnummer, factuurbedrag, factuurdatum, persoonsnummer, inkoopordernummer, KvK-nummer, bankrekeningnummer en banknaam. Handmatig geschreven facturen worden dus niet in behandeling genomen.
De facturen worden door de bestellende dienst goedgekeurd. Dit geschiedt aan de hand van het plaatsen op de facturen van een datum, handtekening en dienststempel. Vervolgens worden deze door het Land uitbetaald, rekening houdend met een betaaltermijn van in principe 90 dagen na factuurdatum. Uitzonderingen op deze betalingstermijn zijn slechts mogelijk met een aan de bestelling voorafgaande goedkeuring van de minister belast met financiën, dan wel, namens deze, van de Directeur Directie Financiën (of bij afwezigheid diens waarnemers). Anderen zijn niet bevoegd tot het doen van toezeggingen over betalingstermijnen namens het Land!
Verjaring facturen en stuiting verjaringstermijn
In verband met een wettelijk verkorte verjaringstermijn (artikel 33 Comptabiliteitsverordening 1989), moeten facturen binnen 20 maanden na begin van het dienstjaar waarin de levering heeft plaatsgevonden, ingeleverd zijn bij de Directie Financiën voor uitbetaling. Dit houdt in dat er vóór 1 september van dit jaar, facturen van het afgelopen jaar binnen moeten zijn bij de Directie Financiën om de verjaringstermijn te stuiten. Alle facturen (met de daarbij behorende inkooporders) die een factuurdatum hebben van het jaar 2023, moeten dus, uiterlijk op vrijdag 30 augustus 2024 ingediend zijn bij de Directie Financiën. Voor de uitbetaling van deze oude facturen geldt nog steeds dat de bestellende dienst goedkeuring heeft gegeven voor de levering. Voor de overige voorwaarden wordt verwezen naar de bijgevoegde Algemene Voorwaarden voor levering van goederen en diensten aan het Land Aruba, die een onderdeel vormt van deze bekendmaking.
Voor meer informatie kunt u bellen met de Directie Financiën 522-3346 of een mail sturen naar [email protected] onder vermelding Bekendmaking leveranciers 1 maart 2024.
Directeur Directie Financiën,
Drs. D.E. Werleman
ALGEMENE VOORWAARDEN
VOOR LEVERING VAN GOEDEREN EN DIENSTEN
AAN LAND ARUBA
De Algemene Voorwaarden betreffen handelingen zijdens het Land Aruba en de leveranciers met betrekking tot de levering van goederen en diensten na een daartoe verstrekte, respectievelijk verkregen opdracht.
Levering van goederen en diensten geschiedt aan de hand van een bestelbon (ook inkooporder of “purchase order” genoemd) die is afgegeven door de Directie Financiën of door de Staten van Aruba, de Raad van Advies, de Algemene Rekenkamer of de Dienst Openbare Werken.
Na levering van een goed of dienst, geeft de betrokken directie, dienst, het betrokken bureau c.q. Staten van Aruba, Algemene Rekenkamer Aruba, Raad van Advies of Dienst Openbare Werken door middel van een stempel en handtekening op de factuur aan dat het goed of de dienst in orde is voor wat betreft aantal, prijs, kwaliteit van de geleverde goederen of diensten.
Het Land houdt in principe een termijn aan van 90 dagen voor de betaling van een geaccordeerde factuur, te rekenen vanaf factuurdatum.
Bepalingen in overeenkomsten inhoudende waarborgsommen, worden door het Land niet aanvaard.
Het Land maakt gebruik van haar bevoegdheid om te verrekenen conform de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek van Aruba.
Na ingebrekestelling en door aanzegging van interest, is de in rekening te brengen interest voor de te late betaling (na 90 dagen) aan de leverancier gelijk aan de wettelijke rente.
De totale duur van een overeenkomst bedraagt maximaal 5 jaren (inclusief verlenging van de overeenkomst).
Bij inschakeling van onderaannemers, is de hoofdaannemer (natuurlijke persoon/rechtspersoon) alsmede de door deze gecontracteerde onderaannemer (natuurlijke persoon/rechtspersoon) gehouden loonbelasting, AOV/AWW/ZV- en de AZV-premies tijdig af te dragen. In geval van een rechtspersoon zijn de bestuurders/natuurlijke personen hoofdelijk aansprakelijk met hun gehele privé-vermogen indien deze met betaling in gebreke is en aannemelijk is dat de niet-betaling aan de bestuurders te wijten is als gevolg van kennelijk onbehoorlijk bestuur.
Het recht van Aruba is van toepassing op alle handelingen en overeenkomsten tussen leverancier en het Land Aruba. Geschillen tussen leverancier en het Land Aruba worden berecht door de naar het recht van Aruba bevoegde rechter.
Er geldt in principe een verjaringstermijn van twintig maanden na de aanvang van het dienstjaar waarin de geldschuld van het Land aan de leverancier op grond van de geleverde goederen en diensten invorderbaar is geworden, met inachtneming van de desbetreffende bepalingen van de Comptabiliteitsverordening 1989.
Indien het Land blijkens de administratie van de Ontvanger der Belastingen openstaande en reeds vervallen belastingvorderingen heeft op de leverancier, zal de Directie Financiën op verzoek van de Ontvanger der Belastingen de verschuldigde bedragen aan de leverancier tot het bedrag van de vordering ex artikel 10 van de Invorderingsverordening betalen aan de Ontvanger der Belastingen. Op grond van genoemd artikel is de Directie Financiën zelfs bevoegd dit uit eigen beweging naar de Ontvanger over te maken.
Gedeponeerd bij het Gerecht in Eerste Aanleg d.d. 20-4-2006
